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Datenschutz- und Cookie-Hinweise

Data and Privacy

Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise Oktober 2024

Games Workshop verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen. Dieser Hinweis beschreibt, wie wir ersonenbezogene Daten über Sie erfassen und verwenden.

Dieser Hinweis gilt für personenbezogene Daten, die wir in Verbindung mit unseren Websites www.games-workshop.com, www.forgeworld.co.uk, www.blacklibrary.com, www.warhammer.com, www.warhammer-community.com, www.warhammerdigital.com, warhammerworld.games-workshop.com, www.mywarhammer.com, anderen von uns von Zeit zu Zeit betriebenen Microsites und unseren verschiedenen Social-Media-Konten („Websites“) erfassen.

Dieser Hinweis gilt auch für personenbezogene Daten, die unser Kundendienstteam vonIhnen erfasst.

Der Datenverantwortliche (der für die Verarbeitung Verantwortliche) der von Ihnen erfassten personenbezogenen Daten ist Games Workshop Switzerland GmbH, Claridenstrasse 35, 8002 Zürich, Schweiz, und Games Workshop Limited, Willow Road, Nottingham, NG7 2WS, Vereinigtes Königreich.

Bitte lesen Sie diesen Hinweis sorgfältig durch, um zu verstehen, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

1. Art der Informationen, die wir über Sie speichern können

Wir können die folgenden Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten erfassen, speichern und verwenden:

  • Persönliche Kontaktinformationen wie Name, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

  • Geburtsdatum.

  • Land und Sprache.

  • Bankkonto, Kredit-/Debitkarte und Zahlungsinformationen.

  • Einzelheiten zu Käufen und Transaktionen, die über die Websites getätigt und von uns ausgeführt werden.

  • Informationen, die im Rahmen eines über die Websites durchgeführten Gewinnspiels eingereicht werden.

  • Informationen, die im Rahmen einer über die Websites durchgeführten Umfrage eingereicht werden.

  • Aufzeichnungen über Korrespondenzen mit Ihnen, sei es per Telefon, E-Mail, über soziale Medien oder auf andere Weise.

  • Name der Schule, des Club oder der jeweiligen Gruppe sowie Angaben zur Clubgrösse, zum Clubleiter oder Lehrer (einschliesslich Kontaktdaten, Ausweisnummern, Adresse und alle anderen Informationen, die als Teil einer Bewerbung bei Warhammer Alliance eingereicht werden).

  • Informationen über Telefongespräche, einschliesslich Gesprächsaufzeichnungen, Telefonnummer und Dauer des Gesprächs.

  • Informationen zur Geschenkeliste.

  • Informationen zu Profilen in sozialen Medien, einschliesslich Profilname und -bild.

  • Fotos.

  • Interesse an bestimmten Produkten / gern gekaufte Produkte.

  • Einzelheiten zu Ihren Besuchen auf der Website und Informationen darüber, wie Ihr Gerät mit der Website interagiert hat (einschliesslich Such- und Browsing-Verlauf, aufgerufene Seiten und angeklickte Links).

  • Ergebnis der individuellen Risikobewertung durch Dritte im Rahmen von Massnahmen zur Betrugsprävention.

  • Informationen, die automatisch von Ihrem Gerät erfasst werden (einschliesslich IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, eindeutige Geräteidentifikationsnummern, Browsertyp, allgemeiner geografischer Standort (z. B. Land oder Stadt) und andere technische Informationen).

2. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst?

Wir erfassen Informationen, die Sie freiwillig zur Verfügung stellen. In bestimmten Bereichen unserer Websites werden Sie möglicherweise aufgefordert, freiwillig personenbezogene Daten anzugeben, z. B. um ein Konto bei uns anzulegen, eine Bestellung bei uns aufzugeben, eine Dienstleistung von uns zu abonnieren, Marketingmitteilungen von uns zu erhalten und/oder Anfragen an uns zu richten. Wir erfassen auch Informationen, die Sie unserem Kundendienstteam freiwillig mitteilen, sei es schriftlich, telefonisch oder per E-Mail.

Die personenbezogenen Daten, um die Sie gebeten werden, und die Gründe, warum Sie um diese Daten gebeten werden, werden Ihnen zu dem Zeitpunkt mitgeteilt, zu dem wir Sie um die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten bitten.

Wir erfassen einige Informationen auch automatisch, wenn Sie die Website besuchen. Das Erfassen dieser Informationen ermöglicht es uns, besser zu verstehen, welche Besucher auf die Website kommen, woher sie kommen und welche Inhalte auf unserer Website für sie von Interessesind.

Einige dieser Informationen können mit Hilfe von Cookies und ähnlichen Tracking-Technologien erfasst werden. Wir verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (zusammenfassend „Cookies“), um personenbezogene Informationen über Sie zu erfassen und zu verwenden (z. B. um internetbasierte Werbung zu schalten). Weitere Informationen über die Arten von Cookies, die wir verwenden, warum und wie Sie Cookies kontrolliert einsetzen können, finden Sie in unserer Cookie-Mitteilung.

Im Rahmen unserer Verpflichtungen zur Betrugsbekämpfung erfassen wir auch Analysedaten von Dritten (z. B. Informationen einer individuellen Risikobewertung).

3. Warum erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind nachstehend aufgeführt:

  • Um ein Konto für Sie einzurichten, damit wir Ihnen einen individuelleren Service anbieten können, der Ihren Wünschen entspricht.

  • Um sicherzustellen, dass die Websites für Sie und Ihr Gerät so effektiv wie möglich dargestellt werden.

  • Um Ihnen Newsletter oder Kataloge zuzusenden oder um Ihnen Informationen, Produkte oder Dienstleistungen zukommen zu lassen, die Sie von uns angefordert haben oder von denen wir glauben, dass sie Sie interessieren könnten.

  • Um unsere Verpflichtungen aus den zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen zu erfüllen.

  • Überprüfung der Echtheit von Anfragen/Anmeldungen.

  • Zur Bearbeitung von Erstattungen.

  • Um mit Ihnen in Kontakt zu treten und zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Mitteilungen.

  • Um Ihnen die Nutzung interaktiver Funktionen unserer Website und unserer Dienstleistungen zu ermöglichen, insofern Sie diese nutzen möchten.

  • Zur Förderung von Kundeninteraktionen, Kundenaktivitäten und Kundenbindungsmassnahmen.

  • Um Sie über Änderungen an unseren Dienstleistungen zu informieren.

  • Um Sie zu kontaktieren und über teilweise abgeschlossene oder unvollständige Bestellungen zu informieren.

  • Um Ihre Anfragen in Bezug auf eine von Ihnen erstellte Geschenkeliste zu bearbeiten.

  • Zur Durchführung von Gewinnspielen auf den Websites und Kommunikation mit den Teilnehmern.

  • Um Ihr Feedback im Rahmen von Kundenumfragen einzuholen und zu analysieren.

  • Um Spieltische zu reservieren.

  • Zur Analyse des Kundenverhaltens und der Käufe auf den Websites und zur Verbesserung der Qualität und Relevanz unserer Websites für unsere Besucher.

  • Zur Verbesserung und Optimierung unserer Dienstleistungen für Sie.

  • Um Informationen über Ihre Vorlieben zu speichern, damit wir unsere Website und unsere Newsletter auf Ihre individuellen Interessen abstimmen können.

  • Zur Überwachung der Zustellung und des Abrufs unserer Newsletter, um die Zustellung des Newsletters an Sie zu verbessern und zu optimieren.

  • Zur Klärung von Streitigkeiten zwischen Ihnen und uns.

  • Um illegale oder unerwünschte Aktivitäten auf den Websites zu erkennen und/oder zu verhindern, einschliesslich der Aufnahme solcher Aktivitäten in die Negativlisten des Unternehmens.

  • Zu Schulungs- und Ausbildungszwecken.

Unsere Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verwendung der oben beschriebenen personenbezogenen Daten hängt von den betreffenden personenbezogenen Daten und dem spezifischen Kontext ab, in dem wir diese erheben, wie z. B.: (i) zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen, (ii) wenn die Verarbeitung in unserem legitimen Interesse liegt und Ihre Rechte nicht überwiegen, (iii) wenn wir Ihre Zustimmung dazu haben oder (iv) wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, personenbezogene Daten von Ihnen zu erfassen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten unter Berufung auf unsere legitimen Interessen (oder die eines Dritten) erfassen und verwenden, ist dieses Interesse normalerweise unser legitimes geschäftliches Interesse, z. B. die Websites zu betreiben und Ihnen diese zur Verfügung zu stellen, soweit dies erforderlich ist, um Ihnen unsere Produkte und Dienstleistungen anzubieten, um mit Ihnen zu interagieren, Ihre Anfragen zu beantworten und gute Kundenbeziehungen zu pflegen, zur Überwachung unserer Kommunikation mit Ihnen, zur Analyse des Kundenverhaltens und getätigter Käufe, zur Durchführung und Optimierung von Marketingmassnahmen und der Kontaktaufnahme mit Ihnen bei unvollständigen Bestellungen, zum Führen unserer Geschenkeliste und zum Betrieb digitaler Gutscheindienste, zur Einholung von Kundenfeedback, zur Bearbeitung von Streitigkeiten, zur Personalentwicklung und zur Aufdeckung oder Verhinderung illegaler oder unerwünschter Aktivitäten. Wir können weitere legitime Interessen haben und werden Sie zu gegebener Zeit über diese legitimen Interessen aufklären.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu den Rechtsgrundlagen benötigen, auf deren Basis wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen und verwenden, wenden Sie sich bitte an uns (Abschnitt 13).

4. Was passiert, wenn Sie keine persönlichen Daten angeben?

Wenn Sie bestimmte Informationen auf entsprechende Aufforderung nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, den mit Ihnen abgeschlossenen Vertrag zu erfüllen oder unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

5. Was ist, wenn wir Ihre Daten für einen anderen Zweck verwenden möchten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erfasst haben, es sei denn, wir sind der vertretbaren Meinung, dass wir sie für einen anderen Zweck verwenden müssen und dass dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber und auch über die Rechtsgrundlage informieren, die uns dies erlaubt. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung verarbeiten können, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

6. Wie sicher sind Ihre Informationen?

Wir haben geeignete technische und organisatorische Massnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet, abgerufen, verändert oder weitergegeben werden. Die von uns eingesetzten Massnahmen sind so konzipiert, dass sie ein Sicherheitsniveau gewährleisten, das dem Risiko der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten angemessen ist. Hierzu gehören:

  • Zugangskontrollen vor Ort: nur befugtes Personal hat Zugang zu den Bereichen, Gebäuden und Räumen, in denen Ihre Daten verarbeitet werden.

  • IT-Zugangskontrollen: nur befugtes Personal kann auf Ihre Daten zugreifen, die in unseren IT-Systemen elektronisch gespeichert sind.

  • IT-Sicherheitskontrollen: Einsatz geeigneter Technologien und Sicherheitsmassnahmen, um die sichere Speicherung Ihrer Daten zu gewährleisten.

  • Richtlinien und Verfahren: umfassende Richtlinien und Verfahren für Datenschutz und IT-Sicherheit, in denen festgelegt ist, wie Ihre Informationen von Mitarbeitern behandelt werden müssen.

  • Schulungen: Fortlaufende Schulungen für Datenschutz und IT-Sicherheit für alle Mitarbeiter, die mit Ihren Daten umgehen.

7. An wen können wir Ihre Daten weitergeben?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten in den unten aufgeführten Fällen weitergeben:

  • Dienstleister

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiter, die für uns Dienstleistungen erbringen. Die folgenden Aktivitäten beinhalten die Verarbeitung personenbezogener Daten und werden von Drittanbietern durchgeführt: Website-Hosting, Website-Optimierung und -Analyse, Edge-Caching-Dienste, Zahlungsabwicklung, Zustellung, Überwachung und Optimierung von Marketingmaterialien und E-Mail-Erinnerungen zum Kaufabschluss (Checkout), Kundenbefragungen, Hosting und Wartung der Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement, Wartung des Anrufaufzeichnungssystems, Hosting und Wartung von Social-Media-Plattformen, gemeinsame Nutzung und Austausch von Dokumenten und Informationen, IT-Dienste. Weitere Einzelheiten zu unseren Drittanbietern sind auf Anfrage erhältlich. Bitte kontaktieren Sie uns (Abschnitt 13) für weitere Informationen.

Alle Dienstleister sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmassnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir gestatten Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden, wenn sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Wir gestatten ihnen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur zu bestimmten Zwecken gemäss unseren Anweisungen.

  • Games Workshop Gruppe

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der regelmässigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung, im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Reorganisation des Unternehmens oder der Umstrukturierung der Gruppe oder zur Unterstützung der Systemwartung an andere Einheiten unserer Unternehmensgruppe weitergeben.

  • Verkauf oder Umstrukturierung

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem möglichen Verkauf oder einer Umstrukturierung des Unternehmens weitergeben, vorausgesetzt, wir informieren den Käufer, dass dieser Ihre personenbezogenen Daten ausschliesslich für die in diesem Hinweis genannten Zwecke verwenden darf.

  • Recht, Rechtsansprüche und grundlegende Interessen

Es kann auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an eine Strafverfolgungsbehörde, eine Aufsichtsbehörde, eine Regierungsbehörde, ein Gericht oder einen anderen Dritten weitergeben müssen, wenn wir glauben, dass die Offenlegung (i) aufgrund geltender Gesetze, (ii) zur Ausübung, Begründung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder (iii) zum Schutz Ihrer grundlegenden Interessen oder die einer anderen Person erforderlich ist.

  • Zustimmung

Wir können Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, wenn Sie einer solchen Weitergabe ausdrücklich zugestimmt haben. Dazu gehört z. B. die Veröffentlichung von Geschenkelisten.

8. Werden meine Daten ins Ausland übermittelt?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“), der Schweiz und des Vereinigten Königreichs übermitteln. So sind unsere IT-Dienstleister eispielsweise weltweit tätig. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann in Länder ausserhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs, wenn angemessene Schutzmassnahmen vorhanden sind. Um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten auch ausserhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs angemessen geschützt sind, wenden wir folgende Schutzmassnahmen an:

  • Übermittlung in von der Europäischen Kommission zugelassene Länder

  • Verwendung von Mustervertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden

  • Unternehmen, an die wir Daten in den Vereinigten Staaten übermitteln, müssen nach dem Data Privacy Framework (Datenschutzrahmen EU‐USA) zertifiziert sein.

Bitte wenden Sie sich an uns (Abschnitt 13), um weitere Informationen zu den Schutzmassnahmen ausserhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs zu erhalten.

9. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist (einschliesslich der Erfüllung von rechtlichen, buchhalterischen oder melderelevanten Anforderungen).

Wenn wir kein legitimes geschäftliches Interesse mehr haben, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, werden wir sie entweder löschen oder anonymisieren, oder, falls dies nicht möglich ist (z. B. weil Ihre personenbezogenen Daten in Backup-Archiven gespeichert wurden), sicher aufbewahren und von jeder weiteren Verarbeitung ausschliessen, bis eine Löschung möglich ist. Bei der Bestimmung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten berücksichtigen wir die Menge, die Art und die Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch eine unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, und die Frage, ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, so dass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können; in diesem Fall können wir diese Daten ohne weitere Mitteilung an Sie verwenden.

10. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten?

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht:

  • Zugang zu einer Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, anzufordern.

  • die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Informationen zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben.

  • die Löschung von Daten zu verlangen, wenn es keinen triftigen Grund für die weitere Verarbeitung gibt.

  • der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten berufen.

  • Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung für einen bestimmten Zweck verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

  • eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei zu verlangen, deren Kontaktdaten Sie uns zur Verfügung gestellt haben.

  • jederzeit Widerspruch gegen den Erhalt von Marketingmitteilungen einzulegen, die wir Ihnen zusenden.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an uns (Abschnitt 13). Für die Ausübung Ihrer Rechte müssen Sie keine Gebühr bezahlen. Allerdings können wir eine angemessene Gebühr erheben, wenn sich Ihr Antrag als unbegründet oder überzogen erweist. Auch können wir uns unter diesen Umständen dazu entscheiden, der Anfrage nicht nachzukommen.

Bitte beachten Sie, dass wir möglicherweise Informationen von Ihnen anfordern müssen, um Ihre Identität und Ihren Anspruch auf diese Rechte zu bestätigen.

Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns nicht zufrieden sein, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie hier.

11. Worum wir Sie bitten:

Es ist wichtig, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie aufbewahren, korrekt und aktuell sind. Bitte setzen Sie sich unverzüglich mit uns in Verbindung (Abschnitt 13) und informieren Sie uns über alle Änderungen von personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

Wenn Sie uns Informationen über eine andere Person (z. B. Empfänger eines Geschenks) zur Verfügung stellen, bestätigen Sie, dass Sie diese Person über unsere Identität und die Zwecke, für die ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, informiert haben und dass Sie ihre Zustimmung eingeholt haben, dass wir diese Daten verarbeiten.

12. Änderung dieses Datenschutzhinweises

Wir können diesen Hinweis von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn wir diesen Hinweis aktualisieren, werden wir je nach Wichtigkeit der Änderungen geeignete Massnahmen ergreifen, um Sie darüber zu informieren. Wir werden Ihre Zustimmung zu allen wesentlichen Änderungen einholen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Das Datum am oberen Rand dieses Hinweises zeigt Ihnen, wann dieser Hinweis zuletzt aktualisiert wurde.

13. Kontakt

Dieser Hinweis wird vom Datenschutzbeauftragten der Games Workshop Gruppe erstellt und überwacht. Sollten Sie Fragen, Beschwerden oder Wünsche haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten (privacy@gwplc.com) oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter +44 115 900 4000 und fragen Sie nach einem Mitarbeiter aus dem Bereich Datenschutz.

White Dwarf Privacy Notice

Games Workshop is committed to protecting your privacy. This notice describes how we collect and use personal information about you. This notice applies to personal information that we collect in connection with our White Dwarf magazine.

The data controller of your personal information is Games Workshop Limited of Willow Road, Nottingham, NG7 2WS, United Kingdom.

The Games Workshop EU Representative for all Data Protection purposes is Games Workshop Limited - Irish branch, Unit 3, Lower Liffey Street, Dublin 1, D01 K199, Ireland.

Please read this notice carefully to understand how and why we are using your personal information.

1 The kind of information we may hold about you

We may collect, store, and use the following categories of your personal information:

  • Personal contact details such as name, title, address, email address and telephone number.

  • Date of birth.

  • Subscriber number.

  • Bank account and payment information.

  • Information contained within correspondence which you send to us.

  • Photographs which you send to us.

  • Information submitted as part of a competition.

- Record of correspondence with you whether in writing or by telephone, email, social media or otherwise.

2 How is your personal information collected?

We collect information that you provide voluntarily. This may be in connection with a subscription for White Dwarf, the submission by you of letters, ideas or other material to us, or to submit enquiries to us. The personal information that you are asked to provide, and the reasons why you are asked to provide it, will be made clear to you at the point we ask you to provide your personal information.

3 Why do we collect your personal information?

The situations in which we will process your personal information are listed below:

  • To use material submitted by you for the purposes of producing content for publication within White Dwarf, and across our websites and social media channels or newsletters.

  • To communicate and interact with our readers.

  • To take subscriptions for White Dwarf, and satisfy our obligations in respect of any magazine subscriptions.

  • To manage our subscription database.

  • To handle any customer service queries in respect of subscriptions.

  • To operate competitions, communicate with entrants, and publish details of winners.

  • To interact with you and handle and respond to communications with you.

  • To handle any disputes which we may have with you.

Our legal basis for collecting and using the personal information described above will depend on the personal information concerned and the specific context in which we collect it, such as: (i) for the purpose of performing a contract with you, (ii) where the processing is in our legitimate interests and not overridden by your rights, or iii) where we have your consent to do so.

If we collect and use your personal information in reliance on our legitimate interests (or those of any third party), this interest will normally be for our legitimate commercial interest, for maintaining good reader relations, and dispute resolution. We may have other legitimate interests and if appropriate we will make clear to you at the relevant time what those legitimate interests are.

If you have questions about or need further information concerning the legal basis on which we collect and use your personal information, please contact us (section 13).

4 What if you fail to provide personal information?

If you fail to provide certain information when requested we may not be able to perform any contract we have entered into with you.

5 What if we want to use your information for a different purpose?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent where this is required or permitted by law.

6 How secure is your information?

We have put in place appropriate technical and organisational measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used, accessed, altered or disclosed. The measures we use are designed to provide a level of security appropriate to the risk of processing your personal information and include:

- Site access controls – only authorised personnel are able to gain access to premises, buildings and rooms where your information is being processed.

- IT access controls – only authorised personnel are able to gain access to your information stored electronically within our IT systems.

- IT security controls – use of appropriate technology and security measures to ensure secure storage of your information.

- Policies & procedures – comprehensive data protection and IT security policies and procedures setting out the way in which your information must be handled by staff.

- Training – delivery of ongoing data protection and IT security training to all staff handling your information.

7 Who might we share your information with?

We may share your personal information in the situations detailed below:

1. Service providers

We share your personal information with third parties who provide services to us. The following activities all involve the processing of personal information and are carried out by third party service providers: mailing and distribution services, database and mailing list management services,digital publication and distribution services, hosting and maintenance of social media platforms, document and information collaboration and sharing, IT services, printing services, translation services. Further details in respect of our third party service providers are available on request. Please contact us (section 13) for further information.

All service providers are required to take appropriate security measures to protect your personal information. We do not allow third party service providers to use your information for their own purposes. We only permit them to process your personal data for specified purposes in accordance with our instructions.

2. Games Workshop group

We may share your personal information with other entities in our group of companies as part of regular reporting activities on company performance, in the context of business reorganisation or group restructuring, or for system maintenance support.

3. Sale or restructure

We may share your personal information in the context of the possible sale or restructuring of the business, provided that we inform the buyer it must use your personal information only for the purposes disclosed in this notice.

4. Law, legal rights and vital interests

We may also need to share your information with a law enforcement body, regulator, government agency, court or other third party where we believe disclosure is necessary (i) as a matter of applicable law, (ii) to exercise, establish or defend our legal rights, or (iii) to protect your vital interests or those of any person.

5. Consent

We may share your personal information where you have specifically consented to such disclosure.

8 Do you transfer my information outside of the European Union?

We may transfer your personal information outside the European Economic Area (EEA). For example, our IT service providers operate around the world. We will only transfer your personal information outside the EEA if adequate protection measures are in place. To ensure that your personal information does receive an adequate level of protection outside the EEA we use the following protection measures:

  • Transferring to countries approved by the European Commission

  • Using model contractual clauses approved by the European Commission

  • Requiring companies we transfer information to in the United States to be signed up to the EU/US Privacy Shield Framework

Further details in respect of protective measures used outside of the EEA are available on request. Please contact us (section 13) for further information.

9 How long do we keep hold of your information?

We only retain your information for as long as necessary for the purposes described above, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise it or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which it has been processed, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

In some circumstances we may anonymise your personal information so that it can no longer be associated with you, in which case we may use such information without further notice to you.

10 What are your rights in connection with your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

  • Request access to a copy of the personal information we hold about you.

  • Request correction of any incomplete or inaccurate information we hold about you.

  • Request erasure of information where there is no good reason for continued processing.

  • Object to processing of your information where we are relying on a legitimate interest to process your information.

  • Where we are processing your information for a particular purpose based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time.

  • Request restriction to suspend our processing of your personal information.

  • Request transfer of your personal information to another party which you have provided to us.

  • Opt out of marketing communications which we send you at any time.

If you want to exercise any of these rights please contact us (section 13).

You will not have to pay a fee to exercise any of your rights, however we may charge a reasonable fee if your request is unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.

Please note that we may need to request information from you to confirm your identity and establish your entitlement to these rights.

If you are not satisfied with our processing of your personal information, you also have the right to make a complaint to the relevant supervisory authority. Please see here for the relevant contact details.

11 What we ask of you?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please contact us (section 13) immediately and inform us of any changes to the personal information which we hold about you.

If you provide us with information about another person, you confirm that you have informed them of our identity, the purposes for which their personal data will be processed, and that you have obtained their permission to such processing by us.

12 Change to this privacy notice

We may update this notice from time to time. When we update this notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes. We will obtain your consent to any material changes if and where this is required by law.

You can see when this notice was last updated by checking the date displayed at the top of this notice.

13 Contact us

This notice is overseen by the Data Protection Manager of the Games Workshop group. If you have any questions, complaints or requests please make contact with our Data Protection Manager by email: privacy@gwplc.com.

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