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Datenschutz- und Cookie-Hinweise

Data and Privacy

Datenschutzhinweise

DATENSCHUTZHINWEIS: Oktober 2023

Games Workshop verpflichtet sich dazu, deine Privatsphäre zu schützen. Dieser Hinweis beschreibt, wie wir persönliche Daten über dich sammeln und verarbeiten.

Dieser Hinweis gilt für persönliche Daten, die wir in Verbindung mit unseren Websites www.games-workshop.com, www.forgeworld.co.uk, www.blacklibrary.com, www.warhammer.com. www.warhammer-community.com, www.warhammerdigital.com, warhammerworld.games- workshop.com, anderen von Zeit zu Zeit von uns betriebenen Micro-Sites und unseren verschiedenen Konten in den sozialen Medien (im Folgenden zusammenfassend als „Websites“ bezeichnet) sammeln.

Dieser Hinweis gilt auch für persönliche Daten, die unser Kundenservice-Team von dir sammelt.

Die für die Handhabung deiner durch die Websites gesammelten persönlichen Daten verantwortliche Stelle ist Games Workshop Limited, Willow Road, Nottingham, NG7 2WS, Vereinigtes Königreich.

Der EU-Vertreter des Games Workshop für alle Datenschutzzwecke ist Games Workshop Limited - Irish branch, Unit 3, Lower Liffey Street, Dublin 1, D01 K199, Ireland.

Bitte lies diesen Hinweis sorgfältig, um zu erfahren, wie und warum wir deine persönlichen Daten verarbeiten.

1 Welche deiner Daten wir gegebenenfalls speichern

Es ist möglich, dass wir die folgenden Kategorien persönlicher Daten sammeln, speichern und verarbeiten:

  • Persönliche Kontaktinformationen wie Name, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer

  • Geburtsdatum

  • Land und Sprache

  • Bankkonto, Kredit-/Debitkarten und Zahlungsinformationen

  • Details zu Käufen und Transaktionen, die durch die Websites getätigt und von uns erfüllt werden

  • Informationen, die im Rahmen eines durch die Websites angebotenen Wettbewerbs oder Gewinnspiels an uns übermittelt werden

  • Informationen, die im Rahmen einer durch die Websites angebotenen Umfrage an uns übermittelt werden

  • Aufzeichnungen über Korrespondenz mit dir, unabhängig davon, ob sie über Telefon, E- Mail, soziale Medien oder andere Kanäle stattfindet

  • Name der Schule, des Vereins, Clubs oder der (Jugend-)Gruppe und dessen/deren Größe, sowie Name des Lehrers, des verantwortlichen erwachsenen Leiters und/oder der Kontaktperson mit Games Workshop, einschließlich der Kontaktdaten, Adresse und anderer Informationen, die als Teil eines Antrags für die Warhammer Alliance eingereicht werden.

  • Informationen zu Telefongesprächen, darunter Aufzeichnungen des Gesprächs, Telefonnummer und Dauer des Gesprächs

  • Wunschzettel-Daten

  • Profildaten der sozialen Medien, darunter der Name deines Profils sowie das Profilbild

  • Produktinteressen und -präferenzen

  • Details deiner Besuche unserer Websites und Informationen darüber, wie dein Gerät mit unseren Websites interagiert hat, darunter Such- und Browserverlauf, die besuchten Seiten und geklickten Links

  • Information, die automatisch von deinem Gerät gesammelt werden, darunter die IP-Adresse, der Typ des Geräts, das Betriebssystem, einzigartige Geräteidentifikationsnummern, der Browsertyp, der grobe geographische Standort (d. h. Land oder Standort auf Stadtebene) und andere technische Informationen

2 Wie deine persönlichen Daten gesammelt werden

Wir sammeln Daten, die du freiwillig übermittelst. Bestimmte Teile unserer Websites können dich bitten, freiwillig persönliche Daten zu übermitteln, um ein Konto bei uns zu registrieren, eine Bestellung bei uns zu tätigen, einen unserer Dienste zu abonnieren, unsere Marketing- Mitteilungen zu abonnieren und/oder Nachfragen bei uns zu stellen. Wir sammeln außerdem Informationen, die du unserem Kundenservice-Team freiwillig übermittelst, unabhängig davon, ob dies schriftlich, per Telefon oder per E-Mail geschieht.

Welche persönlichen Daten du übermitteln sollst und die Gründe, aus denen du sie übermitteln sollst, werden dir zu dem Zeitpunkt erklärt, an dem wir dich darum bitten, deine persönlichen Daten zu übermitteln.

Wir sammeln auch manche Daten automatisch, wenn du die Websites besuchst. Das Sammeln dieser Informationen ermöglicht es uns, die Besucher unserer Websites besser zu verstehen, etwa woher sie kommen und welche Inhalte unserer Websites für sie von Interesse sind.

Einige dieser Daten können durch Cookies und ähnliche technische Tracking-Methoden gesammelt werden. Wir setzen Cookies und ähnliche technische Tracking-Methoden (zusammenfassend als „Cookies“ bezeichnet) ein, um persönliche Informationen über dich zu sammeln und zu verarbeiten; dies schließt den Versand internetbasierter Werbung ein. Für weitere Informationen zu den Cookie-Typen, die wir einsetzen, warum wir sie einsetzen und wie du Cookies kontrollieren kannst, lies bitte unsere Cookie-Mitteilung.

3 Warum wir deine persönlichen Daten sammeln

Die Situationen, in denen wir deine persönlichen Daten verarbeiten, sind folgend aufgeführt:

  • Um ein Konto für dich zu erstellen, das uns dabei hilft, dir einen persönlicheren Service zu bieten, der deinen Vorlieben entspricht

  • Um sicherzustellen, dass die Websites auf die beste Weise für dich und dein Gerät dargestellt werden

  • Um dir Newsletter oder Kataloge zu schicken oder dir Informationen, Produkte oder Dienste zu bieten, die du bei uns angefragt hast oder von denen wir denken, dass sie für dich von Interesse sein können

  • Um unsere Verpflichtungen zu erfüllen, die aus Verträgen zwischen dir und uns entstehen

  • Überprüfung der Authentizität von Anwendungen

  • Um Erstattungen zu verarbeiten

  • Um mit dir zu interagieren und Kommunikation mit dir zu verarbeiten und auf sie zu antworten

  • Um dir die Teilnahme an interaktiven Funktionen unserer Websites und Dienste zu ermöglichen, wenn du dies möchtest

  • Kundeninteraktionen, Aktivitäten und Engagement fördern

  • Um dich über Änderungen bezüglich unserer Dienste zu informieren

  • Um dich zu kontaktieren und auf dem Laufenden zu halten bezüglich etwaiger teilweise erfüllter oder noch unvollständiger Bestellungen, die du ausgeführt hast

  • Um deine Anfragen im Bezug auf Wunschzettel, die du anlegst, zu erfüllen

  • Um Wettbewerbe oder Gewinnspiele auf den Websites durchzuführen und mit den Teilnehmern zu kommunizieren

  • Um Rückmeldungen im Rahmen von Kundenumfragen zu bekommen und zu analysieren

  • Um Spieltische zu reservieren

  • Um Kundenverhalten und Käufe auf den Websites zu analysieren und die Qualität und Relevanz unserer Websites für unsere Besucher zu verbessern

  • Um die Verbesserung und Optimierung unserer Dienste für dich zu unterstützen

  • Um Informationen über deine Vorlieben zu speichern, die uns erlauben, unsere Seite und unsere Newsletter auf deine individuellen Interessen zuzuschneiden

  • Um die Zustellung und den Zugriff auf unsere Newsletter zu beobachten, um die Verbesserung und Optimierung der Zustellung des Newsletters an dich zu unterstützen

  • Um mit etwaigen Konflikten zwischen uns und dir umzugehen

  • Um illegale oder unerwünschte Aktivitäten innerhalb der Websites zu erkennen und/oder zu verhindern, einschließlich des Hinzufügens solcher Aktivitäten zu den schwarzen Listen des Unternehmens.

  • Zu Ausbildungszwecken

Unsere gesetzliche Grundlage bezüglich des Sammelns und der Verarbeitung der oben beschriebenen persönlichen Informationen hängt von der entsprechenden persönlichen Information und dem spezifischen Kontext ab, in dem sie gesammelt wird, wie beispielsweise: (i) zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit dir, (ii) wo die Verarbeitung in unserem legitimen Interesse liegt und nicht von deinen Rechten außer Kraft gesetzt wird, (iii) wo wir deine Einwilligung dazu haben oder (iv) wo wir der gesetzlichen Pflicht unterliegen, persönliche Daten von dir zu sammeln

Wenn wir persönliche Informationen von dir sammeln und verarbeiten in Verfolgung unserer legitimen Interessen (oder denen von Dritten), liegt dieses Interesse normalerweise in unseren kommerziellen Interessen, im Betrieb der Websites und um sie für dich verfügbar zu machen, wie es nötig ist, um unsere Produkte und Dienste für dich anzubieten, in der Interaktion mit dir, darin, auf deine Anfragen zu antworten und eine gute Kundenbeziehung mit dir aufrechtzuerhalten, in der Beobachtung unserer Kommunikation mit dir, in der Analyse des Kundenverhaltens und von Käufen, in der Durchführung und Optimierung von Marketing-Maßnahmen, im Kontakt mit dir bezüglich unvollständiger Lieferungen, im Betrieb der Wunschzettel- und Digitale-Gutscheine-Dienste, in der Erlangung von Rückmeldungen durch Kunden, im Umgang mit Konflikten, in der Mitarbeiterentwicklung und darin, illegale oder unerwünschte Aktivitäten zu entdecken und verhindern. Es ist möglich, dass wir andere legitime Interessen haben, und wenn dies der Fall ist, wirst du zum relevanten Zeitpunkt darüber informiert, was diese legitimen Interessen sind. Falls du Fragen hast oder mehr Informationen brauchst bezüglich der rechtlichen Grundlagen, auf denen wir deine persönlichen Daten sammeln und verarbeiten, melde dich bitte bei uns (Abschnitt 13)

4 Was passiert, wenn du uns keine persönlichen Informationen übermittelst

Wenn du uns bestimmte Informationen nicht gibst, wenn sie angefragt werden, kann es sein, dass wir einen Vertrag nicht erfüllen können, den wir mit dir geschlossen haben, oder es kann sein, dass wir deshalb unsere gesetzlichen Verpflichtungen nicht erfüllen können.

5 Wenn wir deine Informationen zu einem anderen Zweck verarbeiten möchten

Wir werden die von dir gesammelten persönlichen Daten nur zu dem Zweck verarbeiten, zu dem sie gesammelt wurden, es sei denn, dass wir angemessenerweise der Meinung sind, dass wir sie zu einem anderen Zweck verwenden müssen und der Grund zum ursprünglichen Zweck passt. Wenn wir deine persönlichen Daten zu einem nicht verwandten Zweck verwenden möchten, setzen wir dich davon in Kenntnis und erklären dir die rechtlichen Grundlagen, die uns dies erlauben.

Bitte beachte, dass wir deine persönlichen Daten ohne dein Wissen oder deine Zustimmung verarbeiten könnten, wo dies aus gesetzlichen Gründen erlaubt oder Pflicht ist.

6 Wie sicher deine Daten sind

Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass deine persönlichen Daten unbeabsichtigt verloren gehen, verwendet, gelesen, verändert oder veröffentlicht werden. Die von uns eingesetzten Maßnahmen wurden dazu entwickelt, eine dem Risiko, deine persönlichen Informationen zu verarbeiten, angemessene Sicherheit zu bieten, und umfassen:

  • Firmen-Zugangskontrollen – nur autorisierte Mitarbeiter dürfen das Betriebsgelände, die Gebäude und Räume betreten, in denen deine Daten verarbeitet werden

  • IT-Zugangskontrollen – nur autorisierte Mitarbeiter können Zugriff auf deine Daten erhalten, die elektronisch in unseren IT-Systemen gespeichert sind

  • IT-Sicherheitskontrollen – der Einsatz von angemessener Technik und Sicherheitsmaßnahmen, um die sichere Speicherung deiner Daten zu gewährleisten

  • Richtlinien und Abläufe – umfassende Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinien und - Abläufe legen fest, wie unsere Mitarbeiter mit deinen Daten umgehen müssen

  • Ausbildung – alle Mitarbeiter, die mit deinen Daten arbeiten, erhalten regelmäßig Schulungen zu Datenschutz und IT-Sicherheit

7 Mit wem wir gegebenenfalls deine Daten teilen

Es kann sein, dass wir in den folgend beschriebenen Situationen deine Daten teilen:

- Dienstanbieter

Wir teilen deine persönlichen Daten mit Dritten, die für uns Dienstleistungen erbringen. Die folgenden Aktivitäten beinhalten die Verarbeitung persönlicher Daten und werden von Dritten erbracht: Website-Hosting, Website-Optimierung und Analysen, Edge-Caching-Dienste, Zahlungsbearbeitung, Lieferung, Beobachtung und Optimierung von Warenkorb-Erinnerungs-E-Mails und Marketing-Materialien, Kundenumfragedienste, Hosting und Wartung der Kundenservice-Fallmanagementplattform, Wartung des Anruf-Aufzeichnungssystems, Hosting und Wartung von Social-Media-Plattformen, Dokumenten- und Informationszusammenarbeit und Teilen von Dokumenten und Informationen, IT-Dienstleistungen. Weitere Informationen bezüglich Dienstleistungen Dritter sind auf Anfrage erhältlich. Bitte kontaktiere uns (Abschnitt 13) für weitere Informationen.

Alle Dienstleister müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um deine persönlichen Daten zu schützen. Wir erlauben dritten Dienstleistern nicht, deine Daten zu eigenen Zwecken zu nutzen. Wir erlauben ihnen nur, deine persönlichen Daten für festgelegte Zwecke entsprechend unseren Anweisungen zu verarbeiten.

- Games-Workshop-Gruppe

Wir teilen deine persönlichen Daten gegebenenfalls mit anderen Mitgliedern in unserer Firmengruppe ihm Rahmen regelmäßiger Meldetätigkeiten bezüglich der Leistung der Firma, im Kontext der Firmen-Reorganisation oder Umstrukturierung der Gruppe oder zur Unterstützung der Systemwartung.

- Verkauf oder Umstrukturierung

Wir teilen deine persönlichen Daten gegebenenfalls im Kontext eines möglichen Verkaufs oder einer Umstrukturierung des Geschäfts unter der Voraussetzung, dass wir den Käufer darüber informieren, dass er deine persönlichen Daten nur für die in dieser Mitteilung dargestellten Zwecke nutzen darf.

- Gesetze, Rechtsansprüche und wesentliche Interessen

Es ist außerdem möglich, dass wir deine persönlichen Daten mit einer Gesetzesvollzugsbehörde, einer Regulierungsbehörde, Regierungsbehörde, einem Gericht oder einer anderen dritten Partei teilen müssen, wenn wir glauben, dass die Offenlegung notwendig ist (i) aufgrund eines anzuwendenden Gesetzes, (ii) um unsere Rechtsansprüche auszuüben, zu begründen oder zu verteidigen, oder (iii) um deine wesentlichen Interessen oder jene einer anderen Person zu schützen.

- Einwilligung

Wir können deine persönlichen Daten an Stellen weitergeben, bei denen du eigens in diese Weitergabe eingewilligt hast. Dazu zählt beispielsweise die Veröffentlichung von Wunschzetteln.

8 Übertragung der Informationen an Orte außerhalb der Europäischen Union

Es ist möglich, dass wir deine Daten an Orte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen. Beispielsweise befinden sich unsere Websites auf Servern innerhalb von Europa und der Vereinigten Staaten von Amerika, und unsere dritten Dienstleister arbeiten weltweit. Wir übertragen deine persönlichen Daten nur außerhalb des EWR, wenn angemessene Schutzmaßnahmen ergriffen wurden. Um zu gewährleisten, dass deine persönlichen Informationen ein angemessenes Maß an Schutz außerhalb des EWR erhalten, verwenden wir die folgenden Schutzmaßnahmen:

▪ Übertragung in von der Europäischen Kommission genehmigte Länder

▪ Einsatz von Modell-Vertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden

Weitere Informationen bezüglich der außerhalb des EWR eingesetzten Schutzmaßnahmen sind auf Anfrage erhältlich. Bitte kontaktiere uns (Abschnitt 13) für weitere Informationen.

9 Wie lange wir deine Informationen behalten

Wir halten deine Daten nur über einen Zeitraum, der für die oben beschriebenen Zwecke notwendig ist, einschließlich zum Zwecke der Erfüllung von rechtlichen, buchhaltungstechnischen oder Berichtspflichten.

Wenn wir keinen laufenden, legitimen, geschäftlichen Bedarf haben, deine persönlichen Daten zu verarbeiten, werden wir sie entweder löschen oder anonymisieren oder, sofern dies nicht möglich ist (weil beispielsweise deine persönlichen Daten in Datensicherungs-Archiven hinterlegt sind), werden wir deine persönlichen Daten sichern und sie von weiterer Verarbeitung ausnehmen, bis ihre Löschung möglich ist.

Um die angemessene Haltedauer für persönliche Daten zu ermitteln, bedenken wir die Menge, Art und Sensibilität der persönlichen Daten, das potenzielle Schadensrisiko durch unautorisierte Nutzung oder Offenlegung deiner persönlichen Daten, den Zweck, zu dem sie verarbeitet wurden, und ob wir diesen Zweck durch andere Möglichkeiten erreichen können, und die anzuwendenden rechtlichen Anforderungen.

Unter bestimmten Umständen anonymisieren wir deine persönlichen Daten, sodass sie nicht mehr mit dir in Verbindung gebracht werden können. In diesem Falle nutzen wir möglicherweise diese Informationen ohne weitere Mitteilungen an dich.

10 Was deine Rechte im Hinblick auf deine persönlichen Daten sind

Unter bestimmten Umständen hast du dem Gesetz entsprechend das Recht:

  • ▪ Eine Kopie der persönlichen Daten, die wir von dir besitzen, anzufordern

  • Die Korrektur unvollständiger oder fehlerhafter Daten, die wir von dir besitzen, zu fordern

  • Die Löschung von Daten zu fordern, wenn kein guter Grund zu deren weiterer Verarbeitung existiert

  • Der Verarbeitung deiner Daten zu widersprechen, wo wir ein legitimes Interesse benötigen, deine Daten zu verarbeiten

  • Wenn wir deine Daten für einen bestimmten Zweck basierend auf deiner Einwilligung verarbeiten, hast du jederzeit das Recht, diese Einwilligung zu entziehen

  • Eine Einschränkung zur Aussetzung unserer Verarbeitung deiner persönlichen Daten einzufordern

  • Die Übertragung deiner persönlichen Daten an eine andere Partei, die du uns mitgeteilt hast, zu fordern

  • Dich jederzeit dazu zu entscheiden, keine Marketing-Informationen mehr zu erhalten, die wir dir schicken

Wenn du eines oder mehrere dieser Rechte ausüben möchtest, kontaktiere uns bitte (Abschnitt 13).

Du musst keine Gebühren zahlen, um deine Rechte auszuüben, aber wir dürfen eine angemessene Gebühr erheben, sofern deine Forderung unbegründet oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir unter solchen Umständen die Erfüllung der Anfrage ablehnen.

Bitte beachte, dass es möglich sein kann, dass wir Informationen von dir anfragen können, mit denen du deine Identität bestätigst und deine Ansprüche auf diese Rechte begründest.

Falls du mit unserer Verarbeitung deiner persönlichen Daten nicht zufrieden bist, hast du außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der entsprechenden Aufsichtsbehörde einzulegen. Die entsprechenden Kontaktinformationen findest du hier.

11 Worum wir dich bitten

Es ist wichtig, dass die persönlichen Daten, die wir von dir besitzen, korrekt und aktuell sind. Bitte kontaktiere uns (Abschnitt 13) und informiere uns unverzüglich über Änderungen der persönlichen Daten, die wir von dir besitzen.

Wenn du uns Informationen über eine andere Person überlässt (beispielsweise den Empfänger eines Geschenks), bestätigst du, dass du sie über unsere Identität und den Zweck, zu dem ihre persönlichen Daten verarbeitet werden, informiert hast und dass du ihre Zustimmung zu dieser Verarbeitung durch uns eingeholt hast.

12 Änderungen an diesem Datenschutzhinweis

Es ist möglich, dass wir diese Mitteilung von Zeit zu Zeit ändern. Wenn wir diese Mitteilung ändern, werden wir der Bedeutung dieser Änderungen angemessene Maßnahmen ergreifen, dich darüber zu informieren. Wir werden deine Einwilligung zu wesentlichen Veränderungen einholen, falls und wo dies gesetzlich erforderlich ist. Den Zeitpunkt der letzten Änderung dieser Mitteilung kannst du sehen, indem du das angegebene Datum am Anfang dieser Mitteilung prüfst.

13 Kontaktiere uns

Diese Mitteilung wird vom Datenschutzmanager der Games-Workshop-Gruppe beaufsichtigt. Falls du Fragen, Beschwerden oder Anfragen hast, kontaktiere unseren Datenschutzmanager bitte per E-Mail: privacy@gwplc.com.

White Dwarf Privacy Notice

Games Workshop is committed to protecting your privacy. This notice describes how we collect and use personal information about you. This notice applies to personal information that we collect in connection with our White Dwarf magazine.

The data controller of your personal information is Games Workshop Limited of Willow Road, Nottingham, NG7 2WS, United Kingdom.

The Games Workshop EU Representative for all Data Protection purposes is Games Workshop Limited - Irish branch, Unit 3, Lower Liffey Street, Dublin 1, D01 K199, Ireland.

Please read this notice carefully to understand how and why we are using your personal information.

1 The kind of information we may hold about you

We may collect, store, and use the following categories of your personal information:

  • Personal contact details such as name, title, address, email address and telephone number.

  • Date of birth.

  • Subscriber number.

  • Bank account and payment information.

  • Information contained within correspondence which you send to us.

  • Photographs which you send to us.

  • Information submitted as part of a competition.

- Record of correspondence with you whether in writing or by telephone, email, social media or otherwise.

2 How is your personal information collected?

We collect information that you provide voluntarily. This may be in connection with a subscription for White Dwarf, the submission by you of letters, ideas or other material to us, or to submit enquiries to us. The personal information that you are asked to provide, and the reasons why you are asked to provide it, will be made clear to you at the point we ask you to provide your personal information.

3 Why do we collect your personal information?

The situations in which we will process your personal information are listed below:

  • To use material submitted by you for the purposes of producing content for publication within White Dwarf, and across our websites and social media channels or newsletters.

  • To communicate and interact with our readers.

  • To take subscriptions for White Dwarf, and satisfy our obligations in respect of any magazine subscriptions.

  • To manage our subscription database.

  • To handle any customer service queries in respect of subscriptions.

  • To operate competitions, communicate with entrants, and publish details of winners.

  • To interact with you and handle and respond to communications with you.

  • To handle any disputes which we may have with you.

Our legal basis for collecting and using the personal information described above will depend on the personal information concerned and the specific context in which we collect it, such as: (i) for the purpose of performing a contract with you, (ii) where the processing is in our legitimate interests and not overridden by your rights, or iii) where we have your consent to do so.

If we collect and use your personal information in reliance on our legitimate interests (or those of any third party), this interest will normally be for our legitimate commercial interest, for maintaining good reader relations, and dispute resolution. We may have other legitimate interests and if appropriate we will make clear to you at the relevant time what those legitimate interests are.

If you have questions about or need further information concerning the legal basis on which we collect and use your personal information, please contact us (section 13).

4 What if you fail to provide personal information?

If you fail to provide certain information when requested we may not be able to perform any contract we have entered into with you.

5 What if we want to use your information for a different purpose?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent where this is required or permitted by law.

6 How secure is your information?

We have put in place appropriate technical and organisational measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used, accessed, altered or disclosed. The measures we use are designed to provide a level of security appropriate to the risk of processing your personal information and include:

- Site access controls – only authorised personnel are able to gain access to premises, buildings and rooms where your information is being processed.

- IT access controls – only authorised personnel are able to gain access to your information stored electronically within our IT systems.

- IT security controls – use of appropriate technology and security measures to ensure secure storage of your information.

- Policies & procedures – comprehensive data protection and IT security policies and procedures setting out the way in which your information must be handled by staff.

- Training – delivery of ongoing data protection and IT security training to all staff handling your information.

7 Who might we share your information with?

We may share your personal information in the situations detailed below:

1. Service providers

We share your personal information with third parties who provide services to us. The following activities all involve the processing of personal information and are carried out by third party service providers: mailing and distribution services, database and mailing list management services,digital publication and distribution services, hosting and maintenance of social media platforms, document and information collaboration and sharing, IT services, printing services, translation services. Further details in respect of our third party service providers are available on request. Please contact us (section 13) for further information.

All service providers are required to take appropriate security measures to protect your personal information. We do not allow third party service providers to use your information for their own purposes. We only permit them to process your personal data for specified purposes in accordance with our instructions.

2. Games Workshop group

We may share your personal information with other entities in our group of companies as part of regular reporting activities on company performance, in the context of business reorganisation or group restructuring, or for system maintenance support.

3. Sale or restructure

We may share your personal information in the context of the possible sale or restructuring of the business, provided that we inform the buyer it must use your personal information only for the purposes disclosed in this notice.

4. Law, legal rights and vital interests

We may also need to share your information with a law enforcement body, regulator, government agency, court or other third party where we believe disclosure is necessary (i) as a matter of applicable law, (ii) to exercise, establish or defend our legal rights, or (iii) to protect your vital interests or those of any person.

5. Consent

We may share your personal information where you have specifically consented to such disclosure.

8 Do you transfer my information outside of the European Union?

We may transfer your personal information outside the European Economic Area (EEA). For example, our IT service providers operate around the world. We will only transfer your personal information outside the EEA if adequate protection measures are in place. To ensure that your personal information does receive an adequate level of protection outside the EEA we use the following protection measures:

  • Transferring to countries approved by the European Commission

  • Using model contractual clauses approved by the European Commission

  • Requiring companies we transfer information to in the United States to be signed up to the EU/US Privacy Shield Framework

Further details in respect of protective measures used outside of the EEA are available on request. Please contact us (section 13) for further information.

9 How long do we keep hold of your information?

We only retain your information for as long as necessary for the purposes described above, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise it or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which it has been processed, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

In some circumstances we may anonymise your personal information so that it can no longer be associated with you, in which case we may use such information without further notice to you.

10 What are your rights in connection with your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

  • Request access to a copy of the personal information we hold about you.

  • Request correction of any incomplete or inaccurate information we hold about you.

  • Request erasure of information where there is no good reason for continued processing.

  • Object to processing of your information where we are relying on a legitimate interest to process your information.

  • Where we are processing your information for a particular purpose based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time.

  • Request restriction to suspend our processing of your personal information.

  • Request transfer of your personal information to another party which you have provided to us.

  • Opt out of marketing communications which we send you at any time.

If you want to exercise any of these rights please contact us (section 13).

You will not have to pay a fee to exercise any of your rights, however we may charge a reasonable fee if your request is unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.

Please note that we may need to request information from you to confirm your identity and establish your entitlement to these rights.

If you are not satisfied with our processing of your personal information, you also have the right to make a complaint to the relevant supervisory authority. Please see here for the relevant contact details.

11 What we ask of you?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please contact us (section 13) immediately and inform us of any changes to the personal information which we hold about you.

If you provide us with information about another person, you confirm that you have informed them of our identity, the purposes for which their personal data will be processed, and that you have obtained their permission to such processing by us.

12 Change to this privacy notice

We may update this notice from time to time. When we update this notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes. We will obtain your consent to any material changes if and where this is required by law.

You can see when this notice was last updated by checking the date displayed at the top of this notice.

13 Contact us

This notice is overseen by the Data Protection Manager of the Games Workshop group. If you have any questions, complaints or requests please make contact with our Data Protection Manager by email: privacy@gwplc.com.

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